Agent d’accueil Collège H/F

Institution

L’établissement Saint-Jean de Passy est fondé en 1839 par les Frères des Écoles Chrétiennes. Il s’appelle alors le Pensionnat de Passy et deviendra Saint-Jean de Passy en 1933. C’est à travers une histoire longue de 180 ans que nous retrouvons le fondement d’une Ecole qui recherche l’excellence dans la formation de ses élèves : une formation intellectuelle, humaine et spirituelle.

Description du poste

Sous l’autorité du Chef d’établissement puis du directeur des études (Collège) ou du responsable d’implantation (Primaire), le chargé d’accueil assure au sein de l’établissement l’organisation et le bon déroulement de l’accueil des visiteurs, du personnel, des élèves et des enseignants tout en respectant les consignes propres à l’établissement notamment en matière de sécurité. Il assure le bon fonctionnement de l’accueil lors d’évènements particuliers dans l’établissement. Il se charge de l’accueil du public, de la réception des communications téléphoniques et aussi de quelques tâches administratives (gestion et tri du courrier). Premier contact avec l’établissement le chargé d’accueil en est la face visible.

Le chargé d’accueil sait faire preuve de discrétion et de réserve. Il a une capacité à communiquer avec différents publics. Il est organisé, dynamique et doté d’un esprit d’initiative. Enfin le chargé d’accueil a une bonne connaissance du secteur éducatif et un très bon sens du relationnel, il est doté d’une bonne expression écrite et orale, il a le sens de l’accueil et à l’aise pour recevoir des appels et du public.

Le chargé d’accueil travaille dans un état d’esprit respectueux du caractère propre d’une Institution catholique et dans la pleine adhésion au projet éducatif et pastoral de l’établissement.

Mission 1 : Fonction d’accueil et/ou standard. Fonction n°26 (85%)

• Il reçoit les visiteurs, les identifie, les informe, les oriente et prévient les salariés de leur arrivée
• Il réceptionne, filtre et transmet les appels téléphoniques
• Il gère le courrier entrant et sortant
• Il note les allées et venues du public (journal de visite)
• Il note les appels et traite les messages électroniques reçus et émis et garde une trace de tous les contacts avec l’extérieur
• Il est en charge de la prise de rendez-vous dans le cadre des Gevasco (gestion d’évaluation des besoins de compensation en matière de scolarisation) et des PPS (projet personnalisé de scolarisation) avec les différents interlocuteurs (famille, psychologue, mdph, équipes pluridisciplinaires)

Mission 2 : Fonction secrétariat d’exécution simple. Fonction n°24 (10%)

• Il effectue des tâches administratives via des instructions et sous le contrôle d’une personne habilitée par exemple appels téléphoniques routiniers et /ou sans enjeu
• Il est en charge de la centralisation des commandes de fournitures pour NDG (consommables, fournitures)

Mission 3 : Fonction de sécurisation simple. Fonction n°13 (5%)

• Assure la sécurité des flux des élèves en veillant à l’application des règles de sécurité et des règles propres à l’établissement
• Peut exercer à un contrôle d’accès à l’établissement
• Peut la surveillance d’élèves en cas de besoin

Horaires de travail : temps plein du lundi au vendredi sur le site de Notre-Dame de Grâce. Durant les vacances scolaires le chargé d’accueil peut être amené à travailler sur d’autres sites de l’établissement. Ce poste est en cohérence avec la convention collective de l’enseignement catholique qui en gère le cadre. Un temps plein se fait sur 1 558 heures par an.

Profil recherché