Description De L'Emploi
Le diocèse de Périgueux et Sarlat correspond au département de la Dordogne. Il comprend à ce jour 5 ensembles pastoraux regroupant au total 25 paroisses et 19 services de pastorale. Dans le cadre d’un départ à la retraite, nous recherchons un Secrétaire de l’évêque H/F à temps complet.
Description du poste
Collaborateur immédiat de l’évêque, loyal et attentif à rendre compte, le Secrétaire H/F fait preuve d’initiative et d’autonomie dans l’accomplissement de ses tâches. Personne de confiance, il soutient l’évêque dans l’ensemble de ses missions ainsi que dans la gestion de son agenda et de ses engagements quotidiens. Au premier plan pour accueillir et orienter les sollicitations diverses, il a un grand sens de l’accueil et de l’écoute. Son sens de l’Église et sa connaissance de l’Église diocésaine lui permettent dans bien des cas de répondre aux demandes sans que l’intervention personnelle de l’évêque ne soit nécessaire.
Il fait preuve d’une grande discrétion, et est strictement soumis au secret professionnel sur les différents sujets qu’il est amené à traiter dans l’exercice de ses fonctions.
PRINCIPALES TÂCHES
Organisation
- Gestion de l’agenda de l’évêque (organisation des rendez-vous et des réunions, anticipation des événements récurrents et des besoins) ;
- Préparation des dossiers avant les rencontres et les rendez-vous ;
- Gestion des déplacements (réservation de transport, hébergement) ;
- Organisation de journées particulières ou de sessions (demande de devis, envoi des invitations, réservation de salles, de repas, gestion d’inscriptions en lien avec le lieu d’accueil).
Gestion courante administrative
- Gestion du courrier (réception et enregistrement des courriers, envoi, classement, rédaction et préparation de courriers) ;
- Gestion des emails (transmission, réponse, suivi) ;
- Suivi de dossiers (préparation de dossiers de travail, classement et archivage papiers et informatiques) ;
- Réception et transmission de l’information ;
- Elaboration de la revue de presse (presse locale) ;
- Lien avec les vicaires généraux, le chancelier, l’accueil et les personnels de l’économat ;
- Lien avec les instances nationales (conférence des évêques, etc.) ;
- Interface avec les paroisses, services et mouvements diocésains ;
- Interface avec les services de l’État (Préfecture) ou les communes.
Accueil
- Réception et filtrage des appels téléphoniques destinés à l’évêque ;
- Accueil physique des personnes qui ont rendez-vous ;
- Accueil des prêtres et des autres personnes ayant des demandes en lien avec l’évêque (réponse ou transmission/réorientation des demandes aux instances concernées).
Profil recherché
Savoir-faire
- Compétences rédactionnelles : maîtrise de l’expression écrite, rigueur orthographique et grammaticale ;
- Bon niveau d’expression orale ;
- Maîtrise de l’outil bureautique et des techniques de secrétariat (Suite Office, Internet…) ;
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, agenda partagé, visioconférence…).
Capacités organisationnelles : capacité d’adaptation et de gestion des priorités, disposition à travailler en autonomie. Pragmatisme et rigueur dans la gestion du quotidien ;
Savoir-être
- Grande discrétion et sens de la confidentialité, obligation absolue de réserve ;
- Bonne qualité relationnelle : sens de l’accueil et de l’écoute, empathie, aptitude à communiquer ;
- Rigueur et souci de rendre compte ;
- Esprit de synthèse ;
- Autonomie, initiative, discernement. Savoir anticiper, signaler les points de vigilance et prendre des décisions ;
- Capacité à travailler dans des délais contraints.
Poste à pourvoir : 1er juin 2025