Assistant Administratif / Secrétaire (H/F) H/F

Institution

La Société de Marie, davantage connue sous le nom de Pères maristes, est une Congrégation de droit pontifical, fondée en 1816 par le vénérable Jean-Claude Colin. Elle est établie dans une trentaine de pays et compte environ un millier de religieux. La Société des Pères Maristes  en France regroupe plusieurs communautés, est présente dans plusieurs établissements scolaires en France ainsi que dans diverses œuvres .La Maison Régionale de la Congrégation située à Paris dans le 6ème arrondissement, accueille les fonctions supports de la Congrégation ( Tutelle scolaire, Suivi de l’Immobilier et les services administratifs et financiers).

 Poste d’agent de maîtrise, non cadre

Description du poste

L’assistant administratif / secrétaire intervient quotidiennement auprès des membres de la direction et des collaborateurs exerçant des responsabilités opérationnelles au titre d’une activité ou d’un service. Il a pour mission de gérer les dossiers transversaux et participe à des activités propres au poste occupé.

Il s’agit d’une fonction support pour les différents services du siège administratif de la Région de France.

Principales activités : 

• Classer et archiver des documents
• Filtrer les appels téléphoniques
• Gérer des dossiers transversaux
• Organiser les déplacements, gérer les notes de frais, les tickets restaurants
• Rédiger les comptes-rendus de réunion
• Tenir des agendas et organiser des réunions
• Traiter les correspondances
• Prendre en charge, de façon autonome, certaines activités liées au fonctionnement du service et à la gestion de la vie administrative des communautés des Pères

Profil recherché

Compétences attendues

Connaissances (savoir)

• Connaître les procédures administratives et des outils informatiques
• Connaître l’anglais de base et tenir une conversation

Compétences comportementales (savoir-être)

• Avoir le sens de l’initiative et savoir s’adapter
• Être rigoureux et précis, savoir analyser et synthétiser
• Savoir écouter
• Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
• Savoir planifier et organiser sa charge de travail
• Savoir travailler en équipe

Compétences opérationnelles (savoir-faire)

• Accueillir et prendre des messages
• Savoir utiliser les outils bureautiques
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Savoir gérer les situations d’urgence
• Savoir rendre compte de son activité 

Compétences numériques

• Socle de compétences minimales en numérique commun à tous les métiers-repères.

Compétences clés

• Connaître les procédures administratives et des outils informatiques
• Savoir écouter
• Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
• Avoir le sens de l’initiative
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique.

Formations

Bac+2 – BTS secrétariat, assistant ou assistant de direction,

Anglais courant (Institution internationale)

Ce poste s’inscrit dans un cadre particulier, celui d’une Congrégation religieuse déployée dans plusieurs pays du monde. L’assistant administratif devra donc avoir une connaissance des congrégations religieuses et du milieu ecclésial, ou disposé à apprendre à les connaître. Donc il doit être conscient des contraintes spécifiques qui peuvent peser sur leur fonctionnement, et savoir s’insérer dans la logique d’activité à visée essentiellement sociale, éducative ou spirituelle.

Le poste nécessite le respect d’une absolue confidentialité sur les dossiers traités.

Merci de postuler via le Site Ecclésia RH ( lettre de motivation et CV en PDF)