Description De L'Emploi
Le Centre scolaire Saint-Thomas d’Aquin est un groupe d’établissements privés d’enseignement sous contrat d’association avec l’Etat. Riche d’une tradition éducative presque bicentenaire, il est constitué de 4 sites (Givors, Mornant, Oullins et Saint-Genis) comportant des écoles primaires, collèges, lycées et enseignement supérieur. Il est situé dans le sud-ouest de Lyon. Près de 4 300 élèves et étudiants âgés de 2 à 23 ans y sont scolarisés quotidiennement. 410 adultes travaillent au sein du centre scolaire dont 240 professeurs/formateurs et 170 salariés de droit privé. Le Centre s’est développé résolument ces dix dernières années avec la volonté de répondre aux besoins des membres de la communauté éducative et d’anticiper les enjeux émergents. Le projet éducatif est basé sur trois piliers que sont la LIBERTÉ, la VÉRITÉ et la MISÉRICORDE dont la visée est de permettre une éducation intégrale de la personne. Soucieux de son rayonnement, le Centre scolaire est réputé pour son excellence académique, la qualité de son accompagnement et la richesse des projets pédagogiques proposés.
La direction générale et les services administratifs se trouvent à Oullins “Maison mère” du centre scolaire. Le site d’Oullins accueille 1 800 personnes, parmi lesquelles 1 550 élèves inscrits au collège et au lycée, 250 étudiants, ainsi qu’une centaine d’adultes qui y travaillent quotidiennement. Le site de Saint-Genis-Laval accueille un collège de 600 élèves. Il recherche un Chargé d’accueil et de secrétariat H/F pour un CDD de 12 mois.
Description du poste
Sous la responsabilité du directeur de site de Saint-Genis-Laval, vous contribuez à l’image, au professionnalisme et à la qualité de Service de l’Association St Thomas d’Aquin en tant que premier interlocuteur d’un tiers, tout en facilitant la production administrative, la circulation de l’information et l’interface relationnelle entre unités internes.
Vos responsabilités
- Assurer l’accueil physique (pour le site de Saint-Genis-Laval) et téléphonique (pour les sites d’Oulins et de Saint-Genis-Laval)
- Assurer la prise en compte téléphonique ou physique d’un tiers
- Qualifier la demande
- Identifier la meilleure réponse possible
- Contribuer au traitement de la demande des interlocuteurs
- Répondre à l’interlocuteur et s’assurer que cette réponse satisfasse sa demande, ou orienter celui-ci auprès de la personne ou du service compétent en transmettant la demande qualifiée et en validant la mise en relation avec le bon interlocuteur, ou assurer la prise de message en cas d’absence
- Assurer la réception et la répartition des plis ou livraisons
- Veiller à tout comportement susceptible de porter atteinte à la sécurité des biens et des personnes
- Informer une personne compétente sur le risque
- S’assurer du respect des procédures internes pour les visiteurs externes (ex : signature du registre)
- Assurer des missions de secrétariat d’exécution
- Respecter les procédures identifiées tout en étant force de proposition pour les faire évoluer ou en élaborer de nouvelles, en accord avec le responsable hiérarchique
- Pouvoir vérifier la composition d’un dossier à partir d’une liste, la conformité d’un document à partir d’un modèle
- Maîtriser un traitement de texte, un tableur, un grapheur
- Collecter des informations
- Rechercher des informations sur identification précise de celles-ci et de la source
- Classer, archiver
- Assurer le suivi des informations attendues ou diffusées
- Diffuser l’information à des listes d’interlocuteurs pré-identifiés
- Donner une information, en l’état, sur demande explicite et dans le respect des consignes de confidentialité
- Assurer le traitement régulier des e-mails reçus (tri, réponse aux demandes, transfert vers le bon interlocuteur, etc.)
- Assurer la gestion du stock des fournitures papeterie pour les bureaux de l’accueil
- Assurer la distribution du dress code aux familles (réception des colis, information et distribution aux familles selon une procédure définie)
- Assurer la remise des diplômes du brevet aux familles (information et distribution selon une procédure définie)
Profil recherché
Compétences attendues :
Savoir-être :
- Travailler en équipe, coopérer, se coordonner
- Développer le sens du service auprès des interlocuteurs internes et en externes
- S’organiser
- Aptitude générale à promouvoir et développer une image positive
- Savoir faire preuve de recul
- Savoir gérer son stress et celui de ses interlocuteurs
- Savoir faire preuve de rigueur
Savoir-faire :
- Savoir gérer un conflit
- Formaliser sa communication dans le cadre professionnel
- Organiser et exercer un contrôle
- Rechercher de l’information
- Communiquer au téléphone
Savoirs :
- Connaître l’organisation et les procédures internes
- Maitriser les outils de bureautique (suite office, téléphone, etc.)
- Connaissance de l’organisation d’une structure scolaire associative
