Office Manager en paroisse H/F

Institution

L’Association Diocésaine de Paris gère les finances, le parc immobilier et les ressources humaines de l’Église catholique à Paris.
Elle lui donne les moyens matériels d’assurer sa mission d’évangélisation, d’éducation spirituelle, d’entraide et de solidarité, au service de l’homme.

Description du poste

Elle recrute pour une des paroisses du 10ème arrondissement un Office Manager H/F, dont la mission première est d'assurer le secrétariat de la paroisse.

Rapportant au Curé de la Paroisse et au Vice-président du CPAE, cette personne assure sa mission en lien avec les fonctions supports du diocèse de Paris et les différentes parties prenantes au sein de la paroisse :

• Accueil et secrétariat :

- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du courrier afin de répondre aux demandes et transmettre les informations aux bons interlocuteurs

- Fournir aux bénévoles et responsables le support dont ils ont besoin pour leur activité

- Tenir l'agenda du curé

- Recueillir les demandes de sacrement, coordonner les différentes parties prenantes pour les préparations prévues au sein de la paroisse et/ou leur célébration

- Coordonner les inscriptions aux différentes activités et évènements de la paroisse

• Gestion des locaux

- Assurer la gestion de la circulation des clefs et de la mise à disposition des locaux paroissiaux (agenda, dépôts de garantie, remise et retour des clés, vérification de l’état des salles…)

- Veiller à l'état des locaux pour alerter en cas de panne ou dégradation, effectuer les déclarations d'assurance

- Accueillir les prestataires, suivre leur travail ; Suivre les contrats de maintenance ou d'entretien et leur facturation

- Gérer les stocks de fournitures, passer commande auprès des entreprises référencées et contrôler la conformité des livraisons

• Communication

- Mettre en page et imprimer les feuilles d’informations paroissiales et les feuilles liturgiques en utilisant les sites internet nécessaires

- Concevoir des supports simples de communication

- Assurer la mise à jour du site de la paroisse

• Dons et Denier

- En lien avec le membre du Conseil Économique responsable du Denier de l’Église, préparer et coordonner les mailings périodiques et les remerciements.

-  Assurer la gestion administrative et financière sur la base de données Gaspard : tenue des fichiers, établissement, envoi, télétransmission et pointage en retour des bordereaux

-  Recevoir et traiter les dons et contributions des paroissiens, en lien avec le Diocèse

• Suivi économique de la paroisse

- Transmettre au diocèse les éléments pour l'élaboration des fiches de paye

- Préparer les virements relatifs aux factures, salaires et divers remboursements à effectuer (validation par le curé)

- Tenir la comptabilité de la paroisse : entrer dans le logiciel comptable toutes les factures et éditer régulièrement les états de suivi en lien avec le CPAE

- Fournir les éléments requis sur la plate-forme économique Paroisse/diocèse

Pour toutes ces missions vous serez en relation avec le curé, le Vice-président du CPAE, les responsables des différentes activités de la paroisse, les fonctions support du diocèse, ou les services municipaux (pour les gros travaux).

Ce poste en CDI à temps complet peut se concevoir si besoin avec des semaines supplémentaires de congés sans solde.

Profil recherché

Vous avez envie de vous mettre au service de l’élan missionnaire d’une paroisse vivante.

Vous êtes dynamique, curieux(se), autonome, doté(e) d’agilité relationnelle

Vous êtes doté(e) d'une bonne capacité rédactionnelle

Vous maîtrisez les outils bureautiques fondamentaux, ainsi que Wordpress ou Canva

Pour postuler, merci de joindre à votre CV une lettre de motivation personnalisée