Assistant administratif H/F

Institution

Description du poste

En assistance quotidienne de l'évêque et des vicaires généraux, vous aurez pour mission de :

1. Accueil et Gestion du Flux d'Information

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des prêtres, diacres, responsables, salariés, bénévoles et laïcs.

• Gérer l'ouverture, la lecture, le filtrage et la répartition des courriers postaux et courriels

• Tenir et suivre l'agenda de P. Évêque et des vicaires généraux à court, moyen et long terme.

• Gérer l'envoi et le suivi des convocations et invitations pour tous les événements majeurs de l'Évêque (Conseils, journées diocésaines, Vœux, Jubilés, etc.)

2. Gestion Administrative et Logistique

• Assurer l'organisation complète des voyages de P. Évêque (inscriptions, réservations trains/avions, notamment pour l'AP de Lourdes et sessions).

• Effectuer le classement et l'archivage régulier des documents et l'établissement mensuel des notes de frais de P. Évêque pour remboursement.

3. Gestion des Dossiers Annuels Spécifiques

• Constituer les dossiers pour les Assemblées Plénières de la CEF, réunions provinciales, sessions et rendez-vous diocésains de P. Évêque.

• Préparer et mettre à jour le planning des missions arrivant à échéance, des lettres de mission et décrets (prêtres, curés, doyens, EAP, aumôniers, etc.).

• Suivre les dossiers administratifs, demandes de visa et conventions pour les Prêtres Fidei Donum et les Communautés Religieuses étrangères.

• Gérer le recrutement des prêtres remplaçants d'été (réception/tri des candidatures, listes, prise de contact, dossiers administratifs/visas).

• Réceptionner et trier les lettres des confirmands, établissement des listes, planification des rencontres et des célébrations.

• Transmettre mensuellement l'agenda, les nominations et décès à la revue Église d’Évreux.

• Organiser les Retraites Spirituelles Provinciales.

Profil recherché

De formation supérieure, vous justifiez d'une expérience structurante dans l'accompagnement de profils de direction.

Autonome, vous faîtes preuve de rigueur et d'ouverture pour accueillir les différentes demandes et trouver les solutions adéquates. Vous faîtes preuve d'un bon esprit de synthèse et d'excellentes capacités rédactionnelles. Discret, vous savez être respectueux des aires de compétence de chacun.

Vous souhaitez mettre au service de l'Eglise vos compétences professionnelles.