Chargé d'accueil H/F

Institution

Le diocèse de Paris a créé à Notre-Dame de l'Ouÿe, ancienne abbaye située en forêt de Dourdan (91), une maison d'accueil destinée aux jeunes des diocèses d’Ile de France et des environs. La gestion de ce site a été confiée à l’Association Saint Etienne de Muret (ASEM) qui en assure l’exploitation hôtelière et l’animation éducative.

La vocation de la maison est tournée en priorité vers les jeunes, pour leur offrir un lieu de ressourcement et d’expérimentation de leur intériorité à travers différentes offres d’ateliers éducatifs et de séjours. Pour cela, l’accent est mis sur la beauté du lieu et la qualité des propositions éducatives. Des groupes d’adultes sont également accueillis, qui représentent le complément indispensable à l’équilibre financier de la maison.

Les locaux, récemment rénovés par le diocèse de Paris, comprennent un bâtiment d’hôtellerie d’une capacité de 207 couchages (en chambres de 3 lits), 2 salles de restauration, 14 salles de réunion, 4 grandes salles, un auditorium, une bibliothèque, une chapelle et 2 oratoires. Un grand parc de 2 hectares complète l’ensemble, ainsi qu’un projet de potager.

L’accueil des groupes est assuré par une petite équipe d’une dizaine de salariés, dont 2 vivent sur place avec leur famille, les autres résidant dans les environs. Le prêtre responsable du secteur de Dourdan fait également le lien avec la maison.

Description du poste

Pour épauler l’équipe, assurer le bon fonctionnement de la maison et renforcer sa mission d’accueil auprès des hôtes, l’association recherche à compter du printemps 2024 un / une :

Chargé(e) d’accueil (H/F) en CDI

Vous souhaitez mettre vos compétences et votre expérience au service d’un lieu et d’un projet innovant centré sur l’expérience du Beau et de la vie intérieure ? Cette mission est faite pour vous !

Description du poste :

Sous l’autorité de la responsable du pôle « exploitation hôtelière » de l’établissement, et en interaction avec les autres membres de l’équipe, le/la chargé(e) d’accueil assure l’accueil des groupes et la gestion hôtelière au sein de l’équipe actuelle, composée de deux autres chargées d’accueil et d’une chargée des réservations.

Ses différentes tâches et activités sont les suivantes :

1. Gérer les dossiers administratifs liés à l’accueil des groupes :

• Préparer l’arrivée des groupes (effectifs, type d’hébergement, restauration, données de facturation, déroulé du séjour…) en lien avec le responsable de chaque groupe
• Actualiser le planning d’occupation des salles de réunion, des espaces communs et des chambres, via le logiciel hôtelier (VEGA) et les plannings communs
• Anticiper les plannings de ménage et de restauration en lien avec les traiteurs et la société de ménage

2. Assurer l’accueil dans sa dimension relationnelle :

• Assurer l’accueil téléphonique des organisateurs une fois leur séjour réservé
• Accueillir les groupes au début de leur séjour, donner les consignes pratiques et répondre à leurs besoins durant leur séjour
• S’assurer du bon déroulement des repas
• Assurer les liens avec le personnel de restauration, de ménage et les livreurs de la société de blanchisserie

3. Accompagner les clients jusqu’à la facturation de leur séjour et recueillir leur satisfaction :

• Vérifier en fin de séjour l’état des locaux, des chambres, et des salles de réunion
• Mettre à jour les données de facturation sur le logiciel de réservation hôtelier et envoyer la facture finale au correspondant du groupe
• Recueillir les éléments de satisfaction des groupes via un questionnaire en ligne

Poste à temps complet (37h30) en horaires variables entre 7h et 21h en semaine et en roulements les week-ends. Le poste étant basé à 3 km du centre de Dourdan (91), le permis de conduire et un véhicule sont souhaitables.

Le poste implique une forte adhésion au projet de l’association.

Profil recherché

De formation initiale dans les métiers du tourisme ou de l’hôtellerie, vous disposez d’une première expérience réussie dans la gestion hôtelière et l’accueil de groupe.

Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, Outlook) et avez un sens aigu de l’organisation (capacité à organiser les plannings de salles, chapelle, l’affectation des chambres...). La connaissance d’un logiciel hôtelier (VEGA en particulier) est un plus.

Vous êtes doué(e) d’une bonne capacité d’écoute et d’adaptation, et faites montre de souplesse face aux aléas et imprévus. Vous avez le sens du relationnel client et du travail en équipe.

Vous savez vous adapter et gérer les urgences.

Réactif(ve), curieux(se) et débrouillard(e), vous aimez découvrir de nouveaux environnements et apprenez vite.

Pour postuler, merci d'accompagner votre CV d'une lettre expliquant vos motivations à rejoindre le projet de l'association