Assistant Administratif pôle chapelle H/F
CDI Maison Mère des Filles de la Charité posté il y a 2 semainesDescription De L'Emploi
La Compagnie des Filles de la Charité de Saint Vincent de Paul, Servantes des Pauvres, fondée par Vincent de Paul et Louise de Marillac est une communauté religieuse internationale. Reconnues dans l’Eglise comme société de vie apostolique, la Compagnie est actuellement présente en 94 pays, sur les 5 continents. Elle vit et sert dans des lieux de priorité sociale : hôpitaux, maisons d’enfants à caractère social, écoles, etc. La Compagnie recherche un Assistant Administratif H/F pour son pôle chapelle.
Description du poste
1/ Gestion des pèlerinages et des celebrets des prêtres
2/ Gestion des évènements particuliers liés à la Chapelle :
- Traitement des demandes : sur le site, la boîte courriel, par téléphone et courrier et accueil au bureau
- Établissement et mise à jour du planning et des activités de la Chapelle sur le Site Internet et mise à jour Messes Info
- Communication et relations entre les services internes et externes (accueil, sacristie, espace médailles et allée Chapelle etc.)
- Organisation pratique des célébrations
- Préparation des feuilles de pèlerinage et sortie d’une fiche de pèlerinage et communication aux différents services intéressés
- Impression mensuelle des feuilles destinées aux groupes devant assister à la vidéo
- Préparation des sachets de médailles pour les groupes en lien avec une Sœur
- Préparation des feuilles de conduite pour la liturgie et photocopie pour les différentes célébrations (mardi, dimanches et jours de fêtes)
- Programmation des activités Jeunes (Atelier et Chapelet) en lien avec une Soeur
- Statistiques mensuelles et annuelles sur :
. pèlerinages annoncés
. pèlerinages non prévus
. Nombre de prêtres accompagnant les groupes chaque mois - Communication et gestion d’évènements particuliers (spectacle, consécration des enfants, onction des malades, Journées mariales, Assomption et Carême (intervenants)
- Consécration des adultes
- Prêtres et confession
3/ Secrétariat
- Gestion de l’agenda du chapelain recteur et des communications téléphoniques
- Gestion de l’agenda de la chapelle
- Secrétariat du conseil Chapelle
- Préparation des sessions de formation et des sessions de rentrée avec un calendrier prévisionnel : de l’envoi des convocations à la gestion des salles, des repas, prise de notes et compte-rendu
- Relations avec la préfecture de police et la ville de Paris pour les fêtes religieuses importantes (demande d’effectifs, barrières, autorisations)
- Commande de fournitures pour le pôle en lien avec l’Économat général
- Vérification du CCP Pastorale/Chapelle en lien avec la soeur coordinatrice
- Gestion des manifestations liées à la pastorale :
Elaboration du calendrier prévisionnel des activités de la chapelle
Tâches correspondantes : recherche des intervenants, préparation des dossiers, élaboration du programme avec le chapelain, relation avec l’Économat de la Quasi province pour les enveloppes destinées aux célébrants et gérer les défraiements, etc. - Relecture et impression des chapelets des bénévoles
- Gestion des vœux de fin d’année
4/ Comptabilité
- Gestion du budget de la pastorale de la chapelle
- Reporting mensuel à l’économat
- Gestion des quêtes de groupes de pèlerins
Profil recherché
QUALITÉS REQUISES :
- Expression orale et écrite du Français de qualité
- Qualités relationnelles
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation
- Respect des valeurs vincentiennes
- Savoir rendre compte de son activité
- Esprit de collaboration avec l’Équipe
Logiciels :
- Mail : Outlook
- Site Internet : WordPress
- Langues espagnol/ anglais
- Word, Excel, Publisher
Homme ou femme motivé, habité par les valeurs chrétiennes, ayant le sens de l’Eglise et une attache mariale. Formé sur le plan catéchétique. Capable d’adaptation et réactif
Les horaires du lundi au vendredi : 8h30 à 16h30 avec une pause déjeuner de 1 heure.
Lieu : 140 Rue du Bac 75007 Paris
