Assistante de Direction H/F

Institution

Description du poste

• EN BINOME AVEC L’ASSISTANTE EN PLACE

RESERVATIONS

• Relation avec les demandeurs de réservation, mise en application de la politique d’acceptation des groupes.
• Saisie des demandes de réservation.
• Suivie des retours de dossier
  • D’options,
  • De pré-réservations,
  • De réservations,
  • D’annulations.
• Préparation des « dossiers à l’arrivée » des hôtes (groupes et individuels).
• Etablissement de la PAF au départ du groupe ou des individuels.
• Suivi des encaissements des PAF et des relances clients.

PLANNING

• Etablissement d’un planning de nuitées et de repas sur les 3 semaines à venir pour chaque réunion hebdomadaire.
• Etablissement de plannings sur Google partagé (visite des fresques, demandes spirituelles, service à table).
• Le cas échéant, en soutien à la sœur responsable de l’hébergement, validation du planning d’occupation des chambres

• EN AUTONOMIE

SECRETARIAT

• Mise à jour du fichier des maisons d’accueil confrères : tarifs et renseignements divers.
• Envoi des courriers en nombre (convocation AG, lettre campagne de solidarité, lettre Clarté-Dieu, envoi plaquette, …) et gestion des retours.
• Classement sur le serveur des CR de réunions bureaux, CA, AG (à préciser pour éviter les doublons)
• Vérification des annonces et tirage des feuilles de messe.
• Traitement des mails reçus et gestion des urgences en accord avec sa hiérarchie.
• Suivi logistique des évènements et sessions organisées sur le site.
• Assure le classement et l’archivage.

COMMUNICATION

• Mise à jour du site Internet,
• Participe à la création de visuels : flyer, affiche, agenda, plaquette, lettre,…
• Transmet aux paroisses et autres lieux les supports de communication, et assure le lien.
• Communique les informations à la mairie, Passerelles de l’Yvette, diocèse, paroisses, …
• Alimente les réseaux sociaux (Facebook et Instagram) en lien avec la bénévole,
• Mise à jour des bases de données/carnets d’adresse.

ACCUEIL/MAGASIN

• Présence à l’accueil (bureau) en renforcement des sœurs et des bénévoles.
• En cas de besoin, assurer le standard téléphonique.
• Suivi des stocks et propositions de réapprovisionnement.

AIDE A LA COMPTABILITE

• Enregistre les factures dans le logiciel comptable sous la responsabilité de la trésorière.
• Gestion des campagnes de dons et des relations avec la Fondation des Monastères.

RESTAURATION

• Participe à la commission menus : en s’appuyant sur les menus transmis par API, examen pour vérifier la bonne adaptation aux groupes avec : responsable secteur du prestataire, gérant prestataire, directeur, sœur responsable de la salle à manger.
• Participe à la commission restauration.
• Pointage des repas journalier sur la base de la récap mensuelle (versus cahier des sœurs).

Profil recherché

• Très bon sens relationnel, autonomie et dynamisme.
• Capacités d’organisation et de gestion administrative.
• Bonne connaissance du milieu ecclésial.
• Bonne maîtrise de l’outil informatique, Word, Excel, power-point
• Expérience dans l’utilisation de logiciels (CRM, réservation, gestion,…).
• Connaissance de l’anglais apprécié, bon orthographe.

Merci d’envoyer vos candidatures (CV + lettre de motivation) à l’adresse : directeur@clarte-dieu.fr